يعتبر التقرير أحد وسائل وطرق ووسائل الاتصال التي يتم فيها إيصال معلومة واضحة إلى الشخص الذي يهدفه التقرير، وعرض نتائج البحث والدراسة لموضوع ما، ولأهمية وفائدة التقرير في توضيح ونقل فكرة وملخص عن مادة ما لا يمكن الاستغناء عنه في كافة مجالات الحياة، فهناك التقارير المصورة كالتقارير الإخبارية، والتقارير المكتوبة كالتقارير الصحفية والعلمية والإدارية، والتقارير الفنية التي توضح عطل ماكنة ما داخل المصنع أو حدوث مشكلة في موقع بناء، فيستطيع المدير أن يطلع على المشكلة من خلال التقرير.
التقرير
عند كتابة التقرير لا بد من وجود أسس وعناصر يجب اتباعها عند إعداده، فالتقرير يجب أن يكون واضحا يسهل فهمه، ويكون موجزا وكاملا يغطي كافة جوانب الموضوع وتحري الدقة في نقل المعلومات الصحيحة.
عناصر التقرير
لكتابة تقرير ما هناك عناصر يتكون منها الهيكل العام للتقرير ومن أهمها نذكر ما يلي:
بداية التقرير
لكل شيء بداية، فبداية التقرير تبدأ من صفحة الغلاف ويمكن الاستغناء عنه في حالة إرسال التقرير بالبريد الإلكتروني، وبعد الغلاف يبدأ التقرير بصفحة المحتويات التي تعرض ما يحتويه التقرير، وبعدها تكتب المقدمة حيث تحتوي على الأهداف ومجالات التقرير.
عرض أو صلب التقرير
وهو الجزء الأهم في عرض المعلومات والحقائق من خلال الرسوم البيانية والجداول والدراسة والتحليل.
الخاتمة
الخاتمة هي النهاية التي تعرض بها نتائج التقرير والتوصيات وإرفاق الملاحق والمرجعيات في إعداد التقرير.
أنواع التقارير
تتنوع التقارير حسب المكان الذي يكتب به التقرير فهناك التقارير الطبية، والفنية، والإدارية، والعلمية، ومهما اختلف نوع التقرير فكلها تجتمع في صفة مشتركة وهي وضوح التقرير وصحة معلوماته، ولهذا هناك مراحل مهمة في إعداد التقرير وهي مرحلة الإعداد، والتنظيم، ومرحلة الكتابة، والمراجعة، ثم الطباعة.
طرق وخطوات كتابة التقرير
- أولى الطرق وخطوات هي جمع المعلومات والبيانات وتنظيمها.
- وضع الأفكار الرئيسية للتقرير بعد تجميع البيانات، وبعد ذلك تتم صياغة الأفكار وإعداد مسودة للتقرير بالاعتماد على عناصر التقرير، حيث يهتم الكاتب بالمقدمة والعرض والخاتمة، ويتم تعديل المسودة عدة مرات حتى يصبح التقرير واضحا مؤديا للهدف الذي كتب من أجله، وبعدها يدقق التقرير ويخضع للتصحيح ثم يطبع أو ينسخ على الورق.
- يعتمد الكاتب على عدة مصادر في الحصول على المعلومات سواء من الكتب أو المراجع أو الزيارة الميدانية، وبعد ذلك تستخدم الملاحظة العلمية والحوار في جمع الحقائق والأفكار وعليه تراجع مرة أخرى حتى الخروج بحقيقة توظف بها الموضوعية في كتابتها بعيدا عن الدجل والزور.
التقارير التي تتم مراسلتها في المنشآت يفضل عند كتابتها وضع التاريخ وعنوان التقرير والدخول في صلب التقرير بشكل واضح ومفسر، وذكر المصادر التي حصل من خلالها على المعلومات، ثم وضع النتيجة حتى يفهمها المسؤول، ومن الأمثلة على هذه التقارير هي التقارير الإدارية التي تكتب لعرض مشكلة ما، والتقارير البيعية حيث يذكر بها أرقاما حقيقية عن واقع المبيعات سواء اليومية أو الشهرية أو السنوية بهدف أن تطلع عليها الإدارة لمعرفة نشاط مبيعات الشركة والكثير من التقارير المختلفة.
