تتنوع الأعمال التي يؤديها الإنسان في حياته، وتتنوع أيضاً مسؤولياته الملقاة على عاتقه، فالإنسان قد يكون مسؤولاً أو أنه قد يكون سائلاً محاسِباً، فهو بكلا الحالتين عليه واجب يؤديه فإذا كان سائلاً فإن عليه مسؤولية التأكد من سير كافة الأعمال التي يؤديها من هم مسؤولون منه على أكمل وجه، فإذا اختل شئ معين وقع اللوم الأكبر وتهمة التقصير عليه و التي قد تصل عقوباتها إلى الفصل من العمل أو السجن ربما في بعض الأحيان، أما إذا كان مسؤولاً، فإن واجبه وضع مديره أو المسؤول عليه في مستجدات الأمور وما يحدث من طوارئ إضافة إلى واجب القيم بالمهام بأكمل وجه وبأسرع وقت.
وفي المؤسسات الكبيرة والتي لا تحتوي على عدد كبير من الموظفين ضمن دوائرها، فلا يجدي نقل المعلومات شفوياً، بسبب عدم تمكن المدراء ورؤساء الأقسام من الاحتكاك المباشر مع كافة موظفيهم للاطلاع عاى المستجدات المحدثة في أعمالهم وواجباتهم والاطلاع أيضاً على إنجازاتهم في مجال معين ضمن مجالات عمل الشركة أو القسم. لهذا برزت الحاجة إلى التوثيق المكتوب والذي تتم أرشفته فيما بعد لكل عمل يقوم به الموظف، عن طريق ما يسمى بالتقرير، فالتقرير إذاً هو عرض مفصل ودقيق لتفاصيل المهمة الموكلة لشخص معين، يقدمه إلى مديره لإطلاعه على مستجدات الأمور وعلى تفاصيل المهمة التي أداها وعلى طريقة تصرفه فيها، وقد يكون التقرير يومياً أو أسبوعياً أو شهرياً أو سنوياً، أو أنه قد يكون تقرير بحسب الاحتياج والمهمة الواجب تأديتها.
يهدف التقرير بالإضافة إلى اطلاع المدراء على التفاصيل مساعدتهم في اتخاذ إجراءات معينة وقرارت مناسبة تخص هذه المهمة، لهذا فالتقرير من الأشياء الحساسة التي يجب كتابتها بعنياة فائقة نظراً لأهميته البالغة في عملية صنع القرار في المؤسسة المعنية، فأي خلل فيه أو إهمال أو تزوير ربما يؤدي إلى قلب الأمور رأساً على عقب.
من عناصر التقرير كتابة الاسم والتاريخ والعنوان بشكل واضح، كما يتوجب كتابة نبذة عن الموضوع الذي سيناقشه هذا التقرير سواء عن تاريخ هذا الموضوع أو معلومات عامة تضع القارئ في الجو العام لهذه المهمة، ثم بعد ذلك يتوجب ذكر كافة التفصيلات التي قام بها كاتب التقرير من إجراءات وطرق وخطوات بشكل تفصيلي وبطريقة مرتبة، ثم تعرض النتائج التي توصل إليها بعد أداء هذه المهمة، وأخيراً يتوجب عليه إبداء الرأي في هذه المسألة على الأقل للمساعدة في اتخاذ القرار لأنه الشخص الذي تعامل مع هذا الموضوع بشكل مباشر.
