نظم المعلومات الإدارية
هي مجموعة من العناصر المرتبطة مع بعضها البعض، والهدف منها هو جمع المعلومات حول شيء معين، لاتخاذ القرار المناسب، والخاص فيه، لذلك من المهم أن تكون المعلومات التي يتم جمعها دقيقة، وواضحة، فإن أي تقصير أثناء عملية الجمع، سوف يؤدي إلى عدم نجاح نظم المعلومات الإدارية في مهمتها.
ترتبط نظم المعلومات الإدارية، مع الواقع العملي في المؤسسات، والشركات، ويعتمد اتخاذ أي قرار داخل بيئة العمل، على المعلومات التي يتم توفيرها، من قبل فريق عمل مهمته جمع المعلومات، ويجب أن يتصف بالدقة، والخبرة، حتى يتمكن من الاستفادة من التجارب السابقة، وتجنب اختيار أية معلومات لا تفيد في أية قرارات جديدة، مما يساهم في نجاح عملية صنع القرار، بأسلوب يتسم بالكفاءة، والفاعلية.
أهمية وفائدة نظم المعلومات الإدارية
ترتبط نظم المعلومات الإدارية بالواقع العملي للمنشأة، لذلك لها أهمية وفائدة كبيرة تشمل النقاط التالية:
- تعد من أهم المكونات الرئيسية للمؤسسات، والشركات.
- هي جزء من التطور التكنولوجي الحديث.
- وسيلة مساعدة على المنافسة بين قطاعات العمل المختلفة.
- تساهم في الوصول إلى القرارات، عن طريق معلومات دقيقة.
- تعتبر عاملاً مؤثراً على أداء المنشأة، بالتزامن مع التأثيرات الاقتصادية المحيطة بها.
شروط المعلومات الإدارية
يجب أن تتوفر في المعلومة مجموعة من الشروط، حتى توصف بأنها معلومة صحيحة، وهذه الشروط هي:
- التوقيت: كلما كان توقيت الحصول على المعلومة مناسباً، كلما ساعد ذلك في اتخاذ القرار بوقت مناسب.
- الدقة: يجب أن تكون المعلومة دقيقة، وواضحة بكافة تفاصيلها.
- التأكد: من المهم أن يكون مصدر المعلومة صحيحاً.
- الاختصار: ليس بالضرورة أن تكون المعلومة مكونة من كلمات وعبارات عديدة، فيكفي القليل من الكلمات وعبارات للحصول على المعلومة.
- الكمال: يجب أن تكون المعلومة كاملة، ولا يوجد أي شيء غير مفهوم وتعريف ومعنى فيها.
مكونات نظم المعلومات الإدارية
تتكون نظم المعلومات الإدارية من مجموعة مكونات رئيسية، وهي:
البيانات
هي المكون الأول في نظم المعلومات الإدارية، ويعتمد عليها اعتماداً مباشراً، فتشمل البيانات كافة المحتويات التي من الممكن الحصول عليها، مثل: النصوص، والصور، والتسجيلات المرئية، وأي شيء يرتبط بطبيعة العمل، ويساعد على تكوين المعلومة المطلوبة، مثال: عند حاجة الشركة لشراء طابعة جديدة، يبدأ فريق العمل، بجمع البيانات الخاصة بكافة أنواع الطابعات المتوافرة في السوق.
المعلومات
هي التي تتكون عن طريق ربط كافة البيانات التي تم جمعها معاً، ومن المهم أن تكون عملية جمع البيانات صحيحة، حتى تكون المعلومات صحيحة، مثال: بعد جمع كافة البيانات المتعلقة بالطابعة التي سيتم شراؤها، تتكون معلومات واضحة عن أنواع الطابعات، وأسعارها، ومواصفاتها، لاختيار الطابعة المناسبة منها.
وسائل الاتصال
هي الطرق ووسائل التي تستخدم في الربط بين عناصر، ومكونات نظم المعلومات الإدارية داخل الشركة، حتى يتم توصيل المعلومات إلى الإدارة، لاتخاذ القرار المناسب بناءً عليها، مثال: إرسال المعلومات التي تم الحصول عليها عن الطابعات المتاحة في السوق إلى الإدارة، حتى يتم اختيار الطابعة المناسبة، وتوفير المبلغ المالي الكافي لشرائها.
التطبيقات والبرامج
هي ربط تكنولوجيا المعلومات الحاسوبية، مع نظم المعلومات الإدارية، والتي تشمل كتابة التفاصيل حول القرارات التي تم اتخاذها، والبيانات، والمعلومات التي أدت إلى الوصول إلى تلك القرارات، وتساهم التطبيقات، والبرامج على حفظ كافة الطرق وخطوات التي تم الاعتماد عليها، للوصول إلى النتائج النهائية.
