مع تطور وكبر حجم المؤسسات والمنظمات والشركات ، مما ادى إلى كثرة الاجراءات اليوميه ، والمعاملات ، والتقارير الصادره والوارده ، وزيادة عدد الأيدي العامله ، فكان لزاما ان يُالبحث عن حلول ، لإيجاد نظام متكامل يستطيع إدارة هذه الموارد ، بشكل يساعد على سهولة اتخاذ القرار في اقل وقت ممكن .
لذلك ظهر فيما يعرف بإسم " نظم المعلومات " ، وتتكون دورة حياة نظم المعلومات من :-
- المدخلات ( بيانات أو مواد خام ) :-
فتكون المدخلات عباره عن بيانات مثل أرقام الموظفين ، اسماء الموظفين ، ارقام الهواتف ، عناوين السكن ، الارقام الوظيفيه ، كل شيء يتعلق بالبيانات ممكن ادخالها داخل النظام ، وايضا المواد الخام تعتبر نوع من انواع المدخلات ، وذلك عندما نتحدث عن نظم المعلومات داخل المصانع وماشابه ذلك .
- عملية المعالجة :-
يقصد بعملية المعالجة هي اتخاذ الاجراءات المناسبة للبيانات وذلك حسب التعليمات ، ويتم اتخاذ الاجراءات المناسبه اما عن طريق نظام الكتروني ، او نظام يدوي ، كلا حسب النظام الذي يعمل به .
- المخرجات ( معلومات أو منتجات ) :-
بعد عملية المدخلات والمعالجة ، تأتي عملية المخرجات ، حيث يتم اخراج المنتج أو التقارير من أجل اتخاذ القرار كما يجب وكما يتطلبه العمل ، وايضا المعايير المتفق عليها داخل النظام .
- التغذية العكسية feedback :-
يقصد بالتغذية العكسيه هي الملاحظات على المخرجات ، والمُرجعات ايضا في حالة عدم تطابق الشروط حسب المتفق عليها ، فتعود لكي يتم إدخالها من جديد واجراء عملية المعالجه ثم اخراجها بالشكل المطلوب ، والهدف الاساسي من هذه العمليه هو تحسين المنتج بما يتناسب مع رغبات العملاء ، او هو تحسين اداء عمل المؤسسة الاداري والدقة في إنتاج التقارير وادارة البيانات بالشكل المطلوب .
لذلك استطيع هنا تعريف ومعنى نظم المعلومات بأنها :-
- هو نظام متكامل يتم توظيف به الايدي العامله والتقنيات الحديثه لإدخال البيانات والمواد الخام لمعالجتها بدقه واخراجها بالشكل المطلوب ، لاتخاذ القرارات المناسبه .
عندما أصبحت تقنيات تكنولوجيا المعلومات تتطور بشكل مستمر ، وأصبحت قادره على معالجة العمليات الإداريه ، واتخاذ القرار المناسب ، فلذلك تركزت البحوث من اجل تطوير عمل المنظمات والمؤسسات حول هذا الامر ، لسان حالها يقول " لماذا لا نوظف هذه التقنيات بما يخدم عمل المنظمات والمؤسسات ؟ " .
لذلك تصنف نظم المعلومات على النحو الاتي :-
- نظم معلومات مكتبيه
هو نظام المعلومات الذي يستخدم الأجهزة والبرمجيات والشبكات لتعزيز تدفق العمل وتسهيل الاتصالات بين الموظفين. او نستطيع القول بأنه " هو التشغيل الآلي للمكاتب "
- نظم معلومات معالجة المعاملات
هو النظام الذي يستقبل المعاملات ليتم معالجتها ، مثل نظام القبول والتسجيل لدى الجامعات على سبيل المثال .
- نظم المعلومات الإداريه
نظم المعلومات الإدارية في كثير من الأحيان تتكامل مع أنظمة معالجة المعاملات. لمعالجة أمر المبيعات، على سبيل المثال، فنظام معالجة المعاملات يسجل بيع، بتحديث رصيد حساب العميل، ويجعل الخصم من المخزون. باستخدام هذه المعلومات، يمكن للنظام إدارة المعلومات تنتج تقارير خلاصة أنشطة المبيعات اليومية؛ قائمة عملاء مع أرصدة الحسابات ؛ وإنشاء الرسم البياني لتقدم بيع المنتجات؛ وتسليط الضوء على بنود المخزون التي تحتاج إلى إعادة ترتيب. ويركز نظام إدارة المعلومات على توليد المعلومات للادارة العليا ويشعرهم بأن مثلا هناك تقصير في اداء عمل الموظفين .
- نظم دعم اتخاذ القرار
يشكل هذا النوع من النظم ، من اهم النظم الذي يتوافر داخل المنظمه ، حيث أنه مسؤول عن دعم حلول استنادا للتقارير الادارية ، حلول مناسبه حسب نظام المعلومات المتبع داخل المنظمة .
- الانظمة الخبيره
هي احد انواع نظم المعلومات ، فهذه الانظمة تعتبر انظمة معلومات ذكيه ، حيث يتم توظيفها في الالات ، والروبوتات بما يخدم مصلحة المنظمة .
لذلك مقياس نجاح وفشل المنظمات ، هو نظام المعلومات التي تعمل عليه ،لانه يشكل منظومة ناجحه هدفها الاساسي هو نجاح عمل المنظمة وزيادة ارباحها في سوق العمل .
