يعتبر التقرير أحد مهارات التواصل الإدارية الأساسية ما بين القسم والمدير، فهو يوضح انتاجات المؤسسة او ما جرى في اجتماعاتها، وعادة يرفع من الطبقة الأدنى في الهرم الإداري إلى الطبقة الاعلى، ويمر من قسم لآخر، وهو مهارة من مهارات الاتصال الفعال يوضح الايجابيات والسلبيات المتعلق بموضوع معين دون آخر، وهدفه الأساسي نقل المعلومات والبيانات في اسلوب واضح وسلس، وتتم كتابة التقرير من خلال طرق وخطوات تبدأ بـ:
- صفحة الغلاف: وهي تحتوي على عنوان التقرير واسم المؤسسة والجهة التي أعدت التقرير والجهة الموجه إليها التقرير.
- صفحة المحتويات: وهي تحتوي على أقسم التقرير ومضمونه ونقاطه المهمة ورؤوس الأقلام.
- صفحة إجراءات التعديل: بها يتم ذكر آخر التعديلات التي أضيفت على الموضوع.
- المقدمة: تشمل المقدمة نبذة قصيرة وموجزة وسريعة عن مضمون التقرير وهدفه والمجال الذي يتضمنه.
- صفحة الملخص: تلخيص أهم ما جاء بالتقرير من معلومات في صفحة واحدة تكون مرجع سريع في اى وقت.
- عرض المعلومات والحقائق: وبها تعرض أهم ما وصل إليه موضوع التقرير.
- الجداول: تمثيل المعلومات بجداول لتوضيحها بصورة أوسع.
- الرسوم البيانية: وهي وسيلة من وسائح الإيضاح حيث يتم تمثيل المعلومات كمياً.
- الدراسة والتحليل: شرح وتفسير نتائج موضوع التقرير وآخر ما توصل إليه.
- النتائج: يعرض بها نتائج الدراسة.
- التوصيات: تعرض بها توصيات معد التقرير للجهة المرسل إليها وذلك بناء على ما توصل إليه
- الملاحق: وهي مجموعة من الأوراق الإضافية التي تم الاستعانة بها بالإنجاز التقرير واخراجه بصورته النهائية.
وقبل كتابة أي تقرير تمر عملية الاعداد بمراحل فمنها: جمع المعلومات والبيانات اللازمة والتحقق من دقتها وصدقها، ثم تصنيفها ووضعها في قوالب تنظيمية لاكتمال البناء الهيكلي للتقرير، ثم نقوم بطباعة التقرير وتنسيقه بطريقة مرتبة وبأسلوب سلس وصياغة واضحة ومفهومة بعيدة عن التعقيدات، ومراجعة التقرير قبل طباعته ورقيًا للتأكد من خلوه من الأخطاء، ولإخراجه بصورة مرتبة.
وفي أثناء الكتابة للتقرير يجب التأكد من تنظيم الأفكار وتحدد الرئيسية والفرعية منها، وإعداد مسودة لقياس القابلية للقراءة وعرضها على أفراد لا علاقة لهم بالمحتوى؛ كي يقيموا مدى فهمهم للمحتوى وبساطة أسلوبه، وبعدها يتم التدقيق به للتأكد من خلو التقرير من الاخطاء المطبعية واللغوية والنحوية.
ولا بد للتقرير أن يكون ذو هدف واضح، ومضمون كامل وسهل الاستيعاب والفهم أي موضح بلغة بسيطة غير معقدة ويشمل على شرح كافة جوانب الموضوع المطروح، ويحتوي على معلومات حقيقية وموجزة.
وكذلك أن تبتدئ مقدمته بطريقة جذابة تجعل القارئ يتشوق لمعرفة ما يحتويه التقرير من معلومات ولطريقة الاخراج أيضًا أثرها.
ويرجو معد التقرير أن تتحقق جهوده بتنفيذ التوصيات والنتائج والوصول إلى سلوك ينتج من قبل الآخرين يرفع من قيمة المؤسسة العاملة وإنتاجها على سلم المؤسسات الناجحة على صعيد المجتمع المحلي والدولي، بما يحقق رسالة ورؤية المؤسسة وعملائها.
