عدد كبير من الناس وفي مرحلة معينة من مراحل حياتهم يحتاجون إلى استخدام الرسائل الرسمية لتسيير أمورهم أو لأن هذه طبيعة عملهم تتطلب كتابة الرسائل الرسمية بشكل مستمر، كاللذين يعملون – على سبيل المثال – في الدوائر الحكومية أو في المؤسسات المنتشرة في كافة أرجاء الدولة عندما يضطرون إلى مخاطبة باقي المؤسسات أو الدوائر الرسمية سواء في داخل الدولة أم في خارجها، ومن هنا فالرسائل الرسمية ضرورية جداً وهامة، لأن لها نمطاً يجب أن لا تتجاوزه، فالرسالة الرسمية يجب أن لا تحتوي على ألفاظ عامية نهائياً، كما ويتوجب أن تلتزم بالألفاظ الرسمية التي لا تستخدم بين الناس في الحياة اليومية، إضافة إلى ذلك فإنه يتوجب أن لا يكون هناك أي نوع من أنواع اللبس أو استخدام المفردات المبهمة، بل يتوجب أن تكون هذه الرسائل مكتوبة بلغة واضحة ومفهومة، لأنها قد تكون حساسة بدرجة عالية جداُ، فهي بذلك لا تحتمل نهائياَ أي خطأ فيها أو أي جملة أو حتى كلمة يمكن أن يتم تفسيرها على نواح مختلفة ومتنوعة. كما ويتوجب على من يقوم بكتابة الرسالة الرسمية أن يبتعد قدر الإمكان عن أسلوب الكتابة الأدبي واستخدام العبارات وكلمات وعبارات غير الرسمية، فالرسالة الرسمية ليست عملاً أدبياً ولا ساحة من ساحات المبارزة الشعرية، بل يجب أن تكون منضبطة إلى أبعد حد وأكبر مدى.
مما سبق ولكتابة الرسالة الرسمية، ينبغي أولاً أن تبدأ الرسالة بتاريخ الإرسال ورقم الرسالة، وبالعادة رقم الرسالة يوضع بشكل رسمي من قبل قسم خاص في المؤسسة الرسمية أو من قبل الإداريين المسؤولين عن المراسلات في أية مؤسسة كانت، كما ويتوجب وبعد ذلك أن يتم ذكر اسم المرسل إليه، بحيث يكون اسمه مسبوقاً بديباجة معينة تتبع لمنصب ومكانة المرسل إليه وتتبع أيضاً التقاليد والبروتوكولات والتسميات المعمول بها في كل دولة على حدى. ثم وبعد ذلك تبدأ الرسالة الرسمية بالتحية والتقديم ومن ثم ذكر موضوع الرسالة ونصها ومحتواها، ويجب أن تراعي كافة النقاط التي ذكرت سابقاً، ثم تختم الرسالة بخاتمة مناسبة وبالعادة تكون هذه الخاتمة على شكل طلب أو استفسار من الشخص الذي أرسلت هذه الرسالة إليه، وأخيراً تأتي الخاتمة التي تختم الرسالة بها وبعد الخاتمة يجب أن يأتي التوقيع ومعلومات المرسِل كافة. والرد على الرسالة ينبغي أن يراعي أيضاً الشروط والأسلوب السابقين إلا أنه يتوجب أن يشار في نص الموضوع إلى تاريخ ورقم الرسالة المستقبلة والتي سيتم الرد عليها بالإضافة إلى ذكر لمحة عن موضوعها.
