مصطلح الدبلوماسية يعني الوثيقة الرسمية، وهي حالياً مستعملة بمعنى آخر وهو الاتصالات التي تجري ما بين الدول بشكل رسمي وباتّباع التقاليد الرسمية والدولية مع الدول الأخرى مما سيسهم وبشكل كبير في تعزيز أطر التعاون المشترك والتبادل الاقتصادي والثقافي والسياسي بينهم.
بالإضافة إلى ذلك فهناك معنى آخر لمصطلح الدبلوماسية أو استعمال آخر للدبلوماسية وذلك على مستوى الناس والعلاقات المتبادلة بينهم، حيث يشير هذا المصطلح في هذا السياق إلى مهارات الاتصال المحترمة والمتبادلة بين الأفراد، بهدف تحسين الاتصال بينهم، وقد تكون الدبلوماسية بهذا المعنى أقرب لأن تكون حالة خاصة أو حالة أضيق من المعنى الدولي لها.
الدبلوماسية بالمعنى الأوّل لها تتصدر لها وزارة الخارجية في الدول وبشكل رئيس، فهذه الوزارة هي الوزارة المسؤولة عن تنظيم كافة الأمور الدبلوماسية مع الدول الأخرى المختلفة، وذلك يكون عن طريق إنشاء سفارات في كافة الدول الأخرى التي بينها وبين هذه الدول علاقات متبادلة، حيث تكون هذه السفارات مسؤولة عن توثيق الروابط بين الدول التي تتواجد فيها وبين التي تمثلها، إضافة إلى وظيفتها الأساسية في تسيير أمور رعايا الدولة في الدول التي تتواجد فيها هذه السفارات، هذا عدا عن ضرورة مشاركة هذه السفارة ممثلة بالسفير بكافة المناسبات التي تحدث في الدولة التي أنشئت فيها هذه السفارة. والسفير هو من الشخصيات المحترمة، نظراً إلى أنه الممثل الرئيسي للدولة التي ينوب عنها أو التي يمثلها.
لأجل ذلك فإنّ الدبلوماسيين يتمتعون بحصانة تحميهم ولهم معاملة خاصة، نظراً للقيمة التي يحملونها معهم ومدى الفائدة التي يعودون بها سواء على دولتهم الأصلية وعلى الدولة التي يمثلون دولتهم فيها، ويزداد احترام السفير بشكل كبير إذا ما كان تمثيله إيجابياً وحقق إنجازات جمة على كافة الصعد وخاصة على الصعيد الاقتصادي، فالسفير والسفارة من واجباتهما أن يقوما بجمع كافة المعلومات التي تلزم دولته الأصلية في عملية توثيق صِات التعاون والاتصال والنفع المشترك بين الدولتين. من أبرز مظاهر الحصانة التي يتمتع بها السفراء في الدول التي ينوبون عن دولتهم ويمثّلونها فيها هي عدم إلقاء القبض على أي واحد مهما، وهذا يشملهم وحدهم دون أسرهم، بالإضافة إلى ذلك فإنه يمنع أن يتم تفتيش ممتلكاتهم أو احتجازها، كما أن ممتلكاتهم لا تُفرض الضرائب عليها، أما حرية العبادة فهي مصونة لهم، وهذه الحصانة تختلف بين الدبلوماسيبن وبين الموظفين من حيث الدرجة. والدبلوماسية هي من الأمور الهامة جداً بالنسبة لكافة الدول لهذا فإنها توليها الاعتناء الكبير.
