التخطيط
التخطيط Planning: في وقتنا الحاضر وفي ظل تزاحم المهام وضغط متطلبات العمل في ميدان الأعمال المختلفة، أضحى عنصر التخطيط أحد أبرز الأدوات الحتميّة التي لا يمكن أن يستغني عنها العاملون، والمدراء، والمختصّون في كافّة المجالات المهنيّة، والتطبيقيّة، والأكاديميّة، ويعبّر يوضّح التخطيط أحد أهمّ الأنشطة الإداريّة التي يعتمد عليها العاملون في مختلف المجالات إلى جانب كل من التنظيم والتوجيه والرقابة، ويهدف إلى تحديد الأهداف والأنشطة والاستراتيجيات الواجب القيام بها لتحقيق تلك الأهداف، وحصر الموارد المتاحة للمنظّمة، ورسم برامج العمل لتنمية تلك الموارد واستغلال المتاح منها، كلّ ذلك في فترة زمنيّة معيّنة.
طريقة كتابة خطة عمل إدارية
لا بدّ من وضع وصياغة مفهوم وتعريف ومعنى واضح ومحدد للخطة الإدارية، والتي تمثّل وثيقة خطيّة تلخّص آلية تحقيق الأهداف التي يضعها طرف ما، وذلك من خلال طرق وخطوات مدروسة ومنظّمة ومحدّدة بعيدة كلّ البعد عن العشوائيّة، وذلك في ظلّ دراسة العوامل الداخليّة والخارجيّة التي تحيط بالعمل، لما لها من تأثير ونتائج كبير عليه وذلك من منطلق أنّ المنظّمات تعمل ضمن بيئة معيّنة، تؤثّر وتتأثر بها، وتتضمن الخطط تخصيص الموارد ووضع جداول توقيتات يطلق عليها اسم Schedules، وأية أعمال أخرى يحتاجها تحقيق هذه الأهداف، وفيما يلي أهم مراحل كتابة خطة العمل الإدارية والتي تتضمن:
- تعريف ومعنى واضح بطبيعة العمل والأفكار الرئيسية وأولويات الأعمال التي من المفترض أن تقوم عليها الخطة الإدارية.
- تحديد الأهداف الرئيسية والثانوية التي يسعى القائمين على العمل إلى تحقيقها والوصول إليها.
- جمع المعلومات الرئيسية وتحليلها، ووضع الافتراضات المتوقّعة، وتحديد الإمكانات المتاحة بما فيها الإمكانيّات، الماديّة، والبشريّة والطبيعيّة، وتحديد متطلّبات العمل.
- توزيع المهام المطلوبة من العاملين بمختلف مناصبهم، بما في ذلك العمال والموظفين الإداريين والمدراء ورؤساء المجالس الإداريّة وغيرهم.
- تحديد المواصفات المطلوبة، وآليات الحصول عليها وتنفيذها، وتحديد سبل التسويق والترويج وطرق ووسائل نجاحها.
- توقع المخاطر التي من المحتمل أن تشكل خطراً على مستقبل العمل، وتُعين على التقليل منها.
- وضع خطة بديلة في حال اكتشاف خلل ما في تطبيق الخطّة الأولى ويطلق على هذه الخطة في ميدان الأعمال اسم الخطة B.
أهميّة خطّة العمل الإداريّة
- تعزّز الوعي والممارسة التي تحدّد وتحقّق أهداف المنظّمة ورسالتها.
- تساعد على إيجاد تكامل في سلوك العاملين في شكل جهود كليّة شاملة.
- ترسخ اتجاهاً لتوجه طويل المدى ومتوسّط المدى وبعيد المدى في المنظّمة.
- توجّه المنظّمة لتحديد الفرص ووضع الأولويات وتحديد سبل استغلالها.
- تقلّل آثار الظروف والتغيّرات المعيقة والمعاكسة.
- تضع أساساً لتحديد مسؤوليات الأفراد العاملين في المؤسّسة.
- كاد تكون الطريقة الوحيدة التي تساعد إدارة المنظّمة على توقع الفرص والمشاكل.
- تركز على القضايا الكبرى التي تؤثر على المنظّمة.
- توفر إمكانية التخصيص الفعال للوقت والموارد لتحقيق الفرص المتاحة.
- تساعد إلى حدّ كبير على توفر الموارد الجهود والوقت، وتحتاج جهوداً أقلّ لتصويب القرارات الخاطئة.
