كيف أكتب خطاب

كيف أكتب خطابا

تعتبر كتابة الخطابات من الطرق ووسائل المتبعة في فن الكتابة والتعبير، والتي تستخدم في التعبير عن آراء، وأفكار الشخص الذي يقوم بكتابته، أو الأشخاص الذين كتبه عنهم، واستمد مصطلح (خطاب ) من الخطابة: وهو فن من فنون الكلام، يقوم بها الشخص بإستخدام بديع الكلام، واللغة، وتتم كتابة الخطاب، بمراعاة قواعد الكتابة السليمة، لغويا، ونحويا، حتى يحقق الهدف المرجو منه، ويتم فهمه من قبل مستلمه بوضوح.

البدء بكتابة الخطاب

يتم من خلال اتباع الأمور التالية:

• تحديد اسم الشخص المستلم، وعنوانه بالتفصيل، وموضوع الخطاب.

*القيام بإنشاء مسودة للخطاب، تتضمن كل الأمور التي نريد إيصالها للمستلم، من معلومات، وأخبار. *الحرص على أن يحتوي النص على جمل مباشرة، وتفيد بتوصيل ما يريده كاتب الخطاب بسهولة. * اختيار المغلف السليم الذي يتم وضع الخطاب فيه، من حيث الشكل، والحجم، واللون.

قواعد كتابة الخطاب

تحديد نوع الخطاب

يتم تحديد نوع الخطاب، ويقسم إلى نوعين: رسمي، وغير رسمي، النوع الرسمي: يتم إرساله في العادة إلى الشخصيات ذات الطابع الرسمي، وذوي المناصب العليا، كالمدراء، والمحاضريين الجامعيين، ورؤساء الأقسام، وتكون طبيعة هذه الرسالة مباشرة ومختصرة نوعا ما، أما النوع غير الرسمي: يتم إرساله إلى أحد أفراد العائلة، أو الأقارب، أو الأصدقاء، وتحتوي على تفاصيل عن الحياة الشخصية، وبعض الأسئلة المتعددة، ومعلومات عن مرسل الرسالة.

مقدمة الخطاب

يحدد نوع الخطاب المذكور سابقا طبيعة المقدمة، فعندما يكون خطابا رسميا، يبدأ بي (حضرة السيد أو الدكتور ..... تحية طيبة وبعد،، ). أما في حال كان غير رسمي، فيبدأ بي (عزيزي، أو عزيزتي، أو والدتي العزيزة، إلخ ...). وفي الغالب يجب أن لا تتعدى المقدمة السطر، أو السطرين.

محتوى الخطاب

في حال كان موجها إلى المدير، يجب أن يتم عرض الموضوع الخاص بالخطاب بشكل مباشر، والمحافظة على عدم تكرار الأفكار، وعدم الإطالة بالسرد قدر المستطاع، حتى يتم إيصال موضوع الخطاب بوضوح، وسهولة، مثال على ذلك: "حضرة المدير المحترم، أرجو من حضرتكم التكرم بالموافقة على منحي إجازة لمدة يومين، نتيجة لإنشغالي ببعض الظروف العائلية".

في حال وجه الخطاب إلى أحد أفراد العائلة أو الأصدقاء، من الواجب المحافظة على المباشرة في السرد، ولكن لا مشكلة في وضع بعض التفاصيل المتعلقة بالسؤال عن مستلم الخطاب، أو في الاستفسار عن أمور يجدها المرسل مهمة بالنسبة له، أو في إيصال معلومات لديه في حال كان الخطاب مكتوبا لإعلام المستلم بآخر أخباره، مثال على ذلك: "والدتي ووالدي العزيزين، أتمنى أن تكونا بصحة وعافية عند قراءتكما لرسالتي هذه، لقد انتهى الفصل الدراسي الأول بنجاح، واستعد للفصل الدراسي الثاني باجتهاد".

خاتمة الخطاب

يتم إنهاء الخطاب المرسل، بالتمنيات بالخير لمستلمه، وأخباره بأنه سعيد بتسلمه، وبشكره على قراءته، ويتم وضع اسم مرسل الخطاب، وتاريخ ويوم الإرسال، ولا تتجاوز الخاتمة السطران أو الثلاثة سطور.

الخطابات الإلكترونية

مع التطور التكنولوجي المعلوماتي، الذي تأثرت به جميع جوانب الحياة تقريبا، وأدى إلى ظهور مفاهيم مستحدثة، لم يعرفها الناس من قبل، فكان من أحد هذه المفاهيم مفهوم وتعريف ومعنى الخطابات الإلكترونية، أو ما تسمى بـ (e-mails )، وقد اتخذت شكل الخطاب العادي المكتوب بخط اليد، ومحتوياته، بل وأسلوب كتابته، ولكن بطريقة إلكترونية، وأكثر تطورا، مما سمح في إيصال الخطابات بطريقة سهلة، وسريعة، وقلل من الوقت الذي تتبعه الخطابات العادية، ليؤدي في ذلك إلى تطور ونمو كتابة الخطابات.