كتابة التقارير
يعرف التقرير بأنه وسيلة من وسائل الاتصال الفعال في شركات الأعمال، وبين المستويات الإدارية كل في مجال اختصاصه، وهو مجموعة من الحقائق المتعلقة بموضوع معين، بحيث يعرض عرضا تحليليا بطريقة مبسطة مع ذكر بعض الحلول المقترحة للقضية. ويختلف التقرير باختلاف الهدف منه سواء أكان إداريا أم فنيا أم طبيا، وهو إحدى المهارات الإدارية في الاتصال ويهدف إلى توضيح المعلومات، وفي بعض الأحيان يستخدم كوسيلة لتقديم الاقتراحات والتوصيات بقضية معينة، وعلى ذلك يجب اتباع أسلوب في إعداد وكتابة التقارير.
ومن الخصائص الفنية للتقرير أن يكون واضحا وسلسا وبسيطا لاستيعابه وفهمه، وكاف للغرض المرجو منه، ويجب أن يكون كاملا ودقيقا ويغطي مجمل الموضوع مع احتوائه على معلومات صحيحة.
عناصر التقرير الأساسية
هناك مواقف وأعمال تتطلب منا توثيقا وشرحا عن أهم مجرياتها وأحداثها، لذا نلجأ لكتابة التقارير بين الفينة والأخرى، ولا بد من كتابة التقرير ضمن قواعد وقوانين رئيسية، ومنها ما يلي:
- الغلاف لحمايته من الأوساخ والغبار.
- عنوان التقرير: وهذا من شأنه تسهيل عملية الالبحث عن تقرير معين ويتوفر في التقارير ذات الغلاف الشفاف دون فتحه، ويشترط فيه أن يناسب المحتوى ويعبر عن المعلومات الوارده فيه.
- صفحة العنوان، وتكون مباشرة خلف الغلاف.
- إضافة اسم الوظيفة في التقرير، واسم الجهة المراد التقديم لها في صفحة العنوان.
- الملخص: ويكون خلف العنوان مباشرة، ويساعد على معرفة البحث وما يحتويه.
- جدول المحتويات، بحيث يحتوي على كل المعلومات إلى جانبها رقم الصفحة مما ييسر الحصول عليها، غالبا ما يحتوي على عناوين الفصول والأبواب والأقسام الرئيسية بالترتيب.
- تنسيق قائمة تحتوي على أشكال وجداول، لتوضيح الأشكال والرموز المستخدمة في التقرير، وتدوين رقم الصفحة التابعة لها.
- المقدمة: وفيها العنوان وبعض الأهداف الرئيسية وبعض التساؤلات التي سيجيب عنها التقرير.
- قلب التقرير: ويكون أكبر جزء في التقرير بحيث يناقش الموضوع وأقسامه ويذكر النتائج والحلول وكل خطوة لها شرح واف ومفصل، بأسلوب مفهوم وتعريف ومعنى وسهل على القارئ.
- الخاتمة: وتذكر فيها الحلول والتوصيات المقدمة من جانب الكاتب إلى القارئ.
- المراجع: وتكون في نهاية التقرير بحيث توضح اسم الكتاب والكاتب أو الموقع الذي اقتبست منه بعض المعلومات والبيانات.
- حجم التقرير: يجب أن يراعي التقرير ويقدم المعلومات المطلوبة بشكل مختصر، ويجب ذكر الفكرة الرئيسية وعدم الخوض في التفاصيل، وبالعادة يجب ألا يتعدى عدد صفحات التقرير على 15 صفحة على الأكثر، إلا إذا استدعت الحاجة أكثر من ذلك.
