تبلغ مدى أهمية وفائدة قواعد البيانات في المؤسسات من أنها توفر سيطرة مركزية على حفظ البيانات واستخدامها بصورة أسرع بكثير مقارنة بالأسلوب القديم ( نظام الملفات ) التي لا يعطي هذه الميزة ، إن نظام القديم يحتاج إلى ملفات خاصة بكل نظام على حدة بالإضافة إلى طاقم فني بكل نظام وقد يحتاج أيضا إلى الأجهزة الخاصة بكل نظام ، أما في نظم قواعد البيانات فيتم التعامل مع البيانات عن طريق شخص أو وحدة واحدة فيما يشغل بالمؤسسات منصب ( مدير قواعد البيانات ) .
إذا من هذا المنطلق ، نستطيع تعريف ومعنى قواعد البيانات - وإن أحياناً يختلف التعريف ومعنى من متخصص لمتخصص آخر كلا حسب وجهة نظره ولكن الهدف واحد في النهاية - وهي :
قاعدة البيانات :
هي مجموعة من الجداول التي بداخلها بيانات تخص جهة ما ، مترابطة فيما بعضها البعض بطريقة مُنظمة بشكل يُسهل استدعائها من خلال أوامر محدده من خلال نظام قاعدة البيانات، منذ ظهور الحاسوب أصبحت معالجة البيانات الكبيرة من أهم استخدامها ، بالإضافة إلى معالجة الملفات بأشكالها المختلفة وتطبيقاتها في مجالات الإدارة والتجارة .
بعد ذلك بدأ التفكير بإيجاد برمجيات خاصة للتعامل مع البيانات ذات الحجم الكبير ذات الطبيعة المتنوعة وتوحيد أسلوب التعامل معها ، وقد كان تبسيط عمل المبرمجين من جهة وتقصير مدة تطوير الأنظمة من جهة أخرى من أهم الما هى اسباب التي من أجلها وجدت هذه البرمجيات ، بعد ذلك بدأت انواع مختلفة في الظهور أهمها النظام الهرمي ، حيث أن مكونات النظام ترتبط مع بعضها البعض بشكل شجرة ( Tree ) كما أن هذا الأسلوب قام بتبسيط طرق ووسائل الالبحث عن المعلومات حيث أن التنقل مابين الوحدات يتم دائماً بإتجاه واحد معروف .
وفي منتصف السبعينات ظهر أسلوب آخر لقواعد البيانات هو فيما يعرف بأسلوب ( العلائقي ) ، في هذا الأسلوب يتم النظر إلى البيانات على شكل جداول أو مجموعات ، ويمكن تمثيل أي طلب من هذه البيانات بوساطة الجبر العلائقي وظهرت منذ ذلك اللغة المشهورة الخاصة بذلك ، لغة SQL وهي إختصارا لـ Structured Query Language والتي تعني لغة الاستعلامات، ويوجد أنواع كثيرة من قواعد البيانات :مثل ( أوراكل ، mysql ، sql ، فوكس برو ) .
وتكمن فوائد قواعد البيانات لدى المؤسسات في العمل على أنها تقوم بـ :
- وحيد البيانات وعدم تكرار البيانات المتشابهة لاختصار الوقت في الاستدعاء ، وسرعة في أداء تنفيذ الاجراءات ، وهذا لا يمكن النظام القديم أن يقوم به ، حيث مع قواعد البيانات تستطيع تخزين بيانات موظف ما في شكل موحد لجميع الاقسام ، لكن ما أن تحدثنا عن النظام القديم فهو يحتاج لكل قسم ملف للموظف مما يؤدي إلى تراكم الملفات وصعوبة الوصول إليها في الوقت المحدد .
- سرعة إسترجاع البيانات وتسهيل الأمور ، لعلك تستطيع ان تتخيل ما أن لو لم يكن يوجد قواعد بيانات بمؤسسة تعتمد على خدمة الجمهور بشكل يومي ؟ ، اذا لأصبح هناك تكدس جمهوري واصبح العمل عشوائي وضياع للوقت .
- توفير الجهد ، فمن خلال ضغطت زر ( on click ) تستطيع جلب بيانات أي شخص تريد ، أو أي بيانات منتج تريد .
- توفير أمن وحماية للبيانات ، في النظام القديم لا يوجد هناك أي ضمانه للأمن والحماية بحيث ربما مع الوقت تتآكل الأوراق نتيجة الرطوبة أو ماشابه ما أن تحدثنا عن الإرشيف التقليدي ، لكن في قاعدة البيانات فبياناتك باستضافة نظام آمن ومحمي ضد التغييرات الخارجية
هذه من أهم فوائد استخدام قواعد البيانات في تسهيل سُبل الحياة للناس ، وأيضا للمؤسسات بشتى أنواعها ، من سهولة وسرعة وقوة أداء في خدمتنا .
