تعتبر كتابة البريد الالكتروني من أهم المهارات التي يجب أن يتحلى بها مستخدم الانترنت والكمبيوتر، لأهميته القصوى في التعاملات اليومية بين مختلف الفئات سواء كان ذلك على صعيد العمل او على صعيد التعامل الفردي ، فالكثير من الشركات العالمية في الوقت الحالي تعتمد على مراسلات الايميل الالكتروني في التعامل الموردين والمستوردين وفي تحضير قوائم الطلبيات أو حتى في مراسلة الأفرع المختلفة، ولذلك يجب أن يكون البريد الاكتروني المرسل على قدر من التنظيم والدقة مراعيا القواعد العامة في مهارات الكتابة خاليا من الأخطاء الاملائية .
قبل البدأ بكتابة البريد الاكتروني يجب التأكد من عنوان المرسل اليه فيجب أن يكون الايميل صحيحا واضحاً.
يجب أن يتضمن البريد الاكتروني الشكل التالي:
- يجب ان يتضمن على عنوان واضح وصريح يعكس محتوى الايميل ، فمجرد قراءته من الطرف الاخر أي المرسل إليه يتمكن من معرفة المضمون العام .
- تجنب الرد على الرسائل الاكترونية المرسلة اليك بنفس عنوان المرسل لأن ذلك يعمل على تشتت الانتباه .
- يجب أن يحتوي على مقدمة جملة قصيرة للتحية ، ويجب أن أذكر هنا أن كثيرين يقومون بارتكاب الأخطاء بكتابة مقدمة طويلة ليس لها علاقة بالمضمون العام وذلك من أحد أهم الأخطاء في المراسلات الاكترونية .
- يجب أن تحاول اختصار المضمون العام للرسالة الاكترونية ، بحيث تصبح فقط متضمنة ماتريد أو ما تسال عنه أو ماتجيب عليه فقط بدون الدخول في تفاصيل معقدة جانبية ، ومن اهم المواضع التي يجب اتباع هذه القاعدة فيها المراسلات التجارية .
- قد يتم اضافة بعض الاختصارات المساعدة على فهم المضمون ، مثل بعض الاشكال او الصور التي تساعد المرسل إليه في معرفة طلب أو وجهة نظر المرسل.
- يجب أن تكون الرسالة الاكترونية خالية من الأخطاء الاملائية ، و أن تحتوي على مسافات مناسبة بين الكلمات وعبارات بحيث لاتكون قريبة جدا من بعضها البعض .
- يجب أن تكون حذرا عند ارسال الرسالة بأن تكون على الوجهة والطريق الصحيح ، كن متنبها بأن تقوم بارسال الرسالة إلى أكثر من بريد الكتروني بواسطة خاصية Reply all.
- يجب أن تحتوي الرسالة الاكترونية على خاتمة قصيرة ، تحتوي هذه الخاتمة على بعض كلمات وعبارات الشكر المناسبة للمحتوى .
ذكرنا بعض أهم القواعد التي يجب اتباعها في كتابة البريد الاكتروني ومم يجب التحدث عنه ايضا أن تكون الرسالة الاكترونية مراعية للاداب العامة بعد استخدام عبارات وكلمات وعبارات خارجة أو تتضمن محتوى سيء وأيضا عدم استخدام الوجوه المستخدمة في الدردشة العامة .
أخي القارئ في النهاية ان البريد المرسل من بريدك الالكتروني يعبر عن سلوكك وادابك واخلاقك ومهارتك أيضا ولذلك يجب ان يظهر بافضل مظهر ويحتوي على لغة راقية ومضمون أروع ، فذلك يعطي المرسل اليه انطباعا جيدا، ولذلك نجد الكثير من المستخدمين يتجاهلون الكثير من الرسائل الاكترونية التي لا تكون بالمستوى المطلوب .
