تنظيم وقتك عند العمل فى المنزل بكل سهولة

العمل من المنزل

نصائح لتنظيم وقتك أثناء العمل من المنزل

• اضبط توقعاتك: يجب أن تعلم أن العمل من المنزل لن يكون كالعمل من المكتب، ولهذا يجب أن تعلم أنك قد لا تتمكن من تخصيص فترة زمنية أو ساعات عمل محددة للتركيز على عملك، فالعمل من المنزل يتطلب منك بعض المرونة، ولهذا يجب أن تعدّ قائمة بمهامك اليومية المتعقلة بالعمل.
• أعد التفكير بقائمة المهام الخاصة بك: نوصيك بتقسيم مهامك إلى فئات عدّة تخصص كل فئة لنوع من الأعمال وترتبها بناءً على الأولوية والأهمية والوقت المحدد لها.
• خصص مساحة مكتبية لنفسك: مفتاح تنظيم الوقت للعمل من المنزل أن تضع حدًا بين حياتك الخاصة في المنزل وحياتك المهنية ومهما كانت المساحة المخصصة لعملك صغيرة ستكون مفيدة إذا حافظت على الهدوء ووضعت حدودًا لأفراد أسرتك، حاول تخصيص مكان صغير من المنزل أو حتى زاوية أو طاولة للعمل وتجنّب العمل على السرير.
• ابحث عن أدوات مساعدة: التقويم من أفضل الأدوات التي تساعدك على إدارة وقتك، ولهذا احرص على جدولة أعمالك ومهامك يوميًا لتتمكن من إنجاز العمل على أكمل وجه وبالوقت المحدد، وانشئ جدولًا خاصًا بالمواعيد المهمة كمواعيد الاجتماعات مثلًا ومواعيد تسليم العمل.
• احترس من الإرهاق: الإرهاق عدوّ العمل اللدود، وهو الذي يثبط عزيمتك ونشاطك، ويمكن أن يتفاقم الإرهاق عند العمل من المنزل، ولهذا ضع اتفاقية مع فريق عملك أو مديرك تحدد من خلالها التوقعات والمهام المطلوبة منك وتحديد ساعات العمل وأوقات الاستجابة والتواصل مع فريق العمل.
• احرص على تجزئة الوقت: استراتيجية تجزئة وقت العمل من أفضل الطرق لتنظيم يومك وإدارة وقتك، ولهذا احرص على تقسيم ساعات عملك على مدار اليوم، واحرص على تخصيص 15 أو 30 دقيقة استراحة بين كل جزء من أجزاء العمل، وبالتالي يمكنك توزيع مهامك على ساعات العمل التي حددتها وبهذا ستنظم يومك وستكون أكثر إنتاجية.[٣]
• اعمل بفترات النشاط والطاقة لديك: يُفضل أن تعمل في الأوقات التي تكون فيها بأوج طاقتك ونشاطتك، فبعض الأشخاص يحبون العمل ويشعرون بالنشاط في أوقات الصباح الباكر، والبعض الآخر يحبون العمل في الليل، ويمكنك اتباع هذه الطريقة إن كان عملك مرن وكنت تستطيع أن تختار ساعات عملك، ولكن إن كانت لديك ساعات عمل محددة في الصباح يجب أن تلتزم بها.[٣]

كيفية توفير بيئة عمل هادئة أثناء العمل من المنزل

تشكّل بيئة العمل الهادئة في المنزل تحديًا كبيرًا للعديد من الموظفين بسبب وجود أفراد الأسرة الآخرين وعوامل تشتيت عديدة، ولكن لتكون موظفًا منتجًا ولتستطيع تنظيم وقتك وعملك عليك أن تخلق بيئة عمل منزلية هادئة ومريحة، وفيما يلي بعض النصائح التي قد تساعدك بذلك:[٤]

• انشئ مكان عمل مخصص: تخصيص مكان عمل لك ولكل شخص من أفراد الأسرة يجعلك تشعر بالانتماء للمكان المشترك لكم ويمنحك الفرصة للعمل بهدوء وتركيز، فمساحتك الشخصية في المنزل مهمة، فحاول أن تخلقها وتضع حدودًا لمساحة عملك وساعات العمل أيضًا، ولهذا خصص غرفة أو جزءًا من غرفة في منزلك لا يُسمح لأحد غيرك دخولها، واطلب من الأطفال وأفراد أسرتك التزام الهدوء، ولتوازن بين بيتك وعملك وخصص بعض أوقات الراحة لقضائها معهم.
• خصص منطقة لك للراحة: مثلما ستخصص منطقة للعمل خصص منطقة خالية من العمل، منطقة للاسترخاء والجلوس مع أفراد الأسرة في فترات الراحة أو على الغداء، ستفيد هذه المنطقة في احترام أفراد أسرتك لخصوصيتك ومنطقة العمل الخاص بك.
• خذ فترات راحة مجدولة: يلجأ بعض الموظفين الذين يعملون من المنزل إلى التراخي في ساعات راحتهم والبقاء لساعات طويلة دون فترات راحة، ولهذا خصص فترات راحة مجدولة لتستعيد هدوئك ونشاطك لإكمال العمل واقضها مع أطفالك وأسرتك ليحترموا ساعات عملك ويوفروا لك مزيدًا من الهدوء.

لتكون أكثر إنتاجية في العمل من المنزل اتبع هذه الطرق

يمكن لعوامل التشتيت والإلهاء الموجودة في المنزل أن تخفّض من إنتاجيتك، ولهذا أنت بحاجة لبعض الطرق التي تضمن إتمام أعمالك ومهامك بكفاءة وإنتاجية، ومن هذه الطرق:[١]

• تعرّف على القواعد الأساسية: يجب أن تكون على دراية تامة بأساسيات عملك والمهام المطلوبة منك والأدوات والتقنيات التي تلزم لإتمام هذه المهام، فيجب أن يحدد لك صاحب العمل القواعد الأساسية والمعدّات التي ستحتاجها؛ كالوصول للإنترنت وجهاز الكمبيوتر وبعض تطبيقات التواصل لعقد اجتماعات العمل من خلالها.
• أعد مساحة عمل وظيفية: إن لم يكن لديك مكتب في منزلك عليك أن تخصص مساحة عمل خاصة وهادئة، ويجب أن تفصل مساحة عملك عن بقية المنزل؛ كأن تخصص غرفة إن أمكن أو زاوية في غرفة هادئة بعيدة عن عوامل التشتيت ومكان لعب الأطفال أو أماكن جلوس أفراد أسرتك.
• احصل على سرعة الإنترنت التي تحتاجها: يعتمد العمل عن بعد علىشبكة الإنترنت، فهي العامل الأهم، ولهذا عليك أن توفر سرعة إنترنت جيدة، ويمكن أن تخصص شبكة إنترنت لعملك إن أمكن؛ لأن استهلاك أفراد العائلة الآخرين للإنترنت أو لعب الأطفال بالألعاب الإلكترونية قد يعرقل عملك ويُبطئ سرعته، وإن لم تتمكن من شراء شبكة منفصلة لعملك حاول زيادة سرعة أو سعة شبكتك الحالية لتضمن اتصال سريع ومستمر.
• استخدم تطبيقات الهاتف: قد تتضمن وظيفتك إجراء مكالمات أو اجتماعات عمل باستخدام وسائل التواصل وتطبيقات الاتصال، ولهذا عليك أن تزود هاتفك ببعض التطبيقات الضرورية، فالاتصال الدائم بزملاء ومدير العمل يُبقيك في بيئة العمل ويجعلك أكثر كفاءة وإنتاجية.
• قلل من المشتتات: تعد المشتتات من أبرز المشاكل التي تواجه الموظفين الذين يعملون من المنزل، وهي المسؤول الأول عن ضعف الإنتاجية، ولهذا يجب أن تقلل من المشتتات من حولك، فإذا كان لديك أطفال اتفق مع زوجتك على رعايتهم في وقت العمل وإلهائهم بعيدًا عن مكان عملك.
• خطط لمزيد من التفاعلات الاجتماعية: ينطوي العمل من المنزل على بعض العزلة ويُبعدك عن جو العمل والزملاء والتفاعلات الاجتماعية، وقد تشعر بسببه ببعض الملل مما يقلل من إنتاجيتك، ولهذا أنت بحاجة للحفاظ على تواصل مستمر مع زملاء العمل للانخراط بجو العمل وتكون أكثر إنتاجيًا، وعليك أيضًا أن تخطط مع زملائك للقاء خارج أوقات العمل، فالحفاظ على العلاقات الاجتماعية أمر هام لصحتك النفسية.

تطبيقات وبرامج تساعدك في العمل من المنزل

صُمّمت التكنولوجبا لتسهل عليك العمل، وفيما يلي بعض التطبيقات والبرامج التي تسهل العمل من المنزل وتزيد من إنتاجيتك:[٥]

• Skype: ستحتاج إلى التواصل مع مديرك وزملائك وفريق عملك حتى لو كنت تعمل من المنزل، ولهذا لا بدّ أنك ستحتاج لوسيلة تواصل سهلة ومجانية، إذ يوفر لك سكايب مكالمات صوت وصورة عالية الجودة يمكنك من خلالها عقد الاجتماعات وإجراء مكالمات صوتية وإرسال الرسائل النصية، وينتشر سكايب على نطاق واسع، ولهذا ستجد الكثير من الزملاء والعملاء عليه.
• Slack: يوفر لك هذا التطبيق وسيلة تواصل يمكنك من خلالها مناقشة المشاريع بصورة جماعية وعقد الاجتماعات أيضًا، ويمكنك إعداد غرف دردشة منفصلة تقسّم كل منها بناءً على مهام العمل أو أقسامه، ويمكنك أن تجري محادثات ومناقشات فردية أيضًا.
• Focus Keeper: هذا التطبيق هو عداد وقت يساعدك على التركيز في عملك، ويساعدك أيضًا على البقاء في مهمة محددة لفترة معينة من الزمن والالتزام بجدولك الزمني طوال ساعات العمل، وهو تطبيق مجاتي يمكنك تحميله على هاتفك الذكي.
• Toggl: يعد هذا التطبيق طريقة سهلة لزيادة إنتاجينك، ويشبه التطبيق السابق في تتبع وقتك عبر أجهزة مختلفة، ولكنه يوفر لك ميزة تقارير تفصيلية توضح كيف تقضي وقتك بالتفصيل.
• Dropbox: هذا التطبيق مفيد للعمل بصورة عامة، إذ يساعدك في مشاركة الملفات والمستندات مع زملائك وأعضاء فريقك، ويمكنك استخدامه لمشاركة المستندات والصور وتنظيم الملفات.
• Calmly Writer: إذا كنت من الأشخاص الذيت يتشتت انتباههم أثناء العمل على جهاز الكمبيوتر، فهذا التطبيق سيساعدك كثيرًا؛ لأنه يوفر لك نظامًا أساسيًا للكتابة يمكنك استخدامه مجانًا لتحافظ على تركيزك أثناء العمل الكتابي وإرسال البريد الإلكتروني.
• Hubstaff: هو آداة لتتبع الوقت هدفه الأساسي مساعدة الشركات على معرفة كيف يمضي موظفيها أوقاتهم، ولكنه سيساعدك أيضًا في تنظيم وقتك ويوفر لك الكثير من الميزات مثل؛ لقطات الشاشة والجداول الزمنية والتقارير وتنسيق المهام.
• Splashtop: يسمح لك هذا التطبيق بالتحكّم في الأجهزة الأخرى والاتصال بها من موقع بعيد، إذ سيفيدك هذا البرنامج عند التدرّب أو التدريب والتعاون مع الزملاء أو العملاء عن بعد، فيمكنك تقديم الدعم الإلكتروني للأجهزة الأخرى من خلاله.
• 7-Zip: سيساعدك هذا التطبيق على حماية ملفاتك، فهو عبارة عن ملف مضغوط مفتوح المصدر يشفّر لك الملفات المرسلة عن بعد.
• Trello: يساعدك هذا التطبيق في إدارة المشاريع، وهو متاح على الهواتف الذكية وعلى الويب، ويوفر لك قنوات اتصال وإدارة مهام وخيارات التعاون لتكون كلوحة تحكم رئيسية لإدارة مشاريع فريق العمل.
• Zapier: منصة شاملة فيها العديد من الأدوات والميزات يمكنك استخدامها عبر الإنترنت أو على سطح المكتب، إذ تساعدك على تنظيم وأتمتة المهام التي تعمل عليها لتحسين إنتاجيتك، وتساعدك على التخلّص من المهام التي لا تتطلب الكثير من القدرات العقلية.
• Todoist: يساعدك هذا التطبيق على تنظيم مهامك ويبقيك منظمًا لأسابيع، ويوفر لك نموذج تطبيق لقائمة المهام التقليدية ويحدثها لك باستمرار للتحقق من عناصر ومهام اليوم.
• Doodle: طريقة سريعة لجدولة اجتماعات العمل وإجراء مكالمات فيديو واجتماعات سريعة وطارئة.
• Google Drive: يُنشئ لك جوجل درايف مستندات وصور وملفات يمكنك مشاركتها مع الزملاء وفريق العمل بسهولة وسرعة.

قَد يُهِمُّكَ

توجد العديد من الوظائف التي يمكنك العمل بها من منزلك، وفيما يلي سنقدم لك قائمة بأبرزها:[٦]

• مساعد افتراضي: يمكنك أن تعمل مستقلًا كمساعد افتراضي مع العديد من الشركات التجارية، إذ تتمثل مهامك بمساعدة العملاء وإنشاء المحتوى وكتابته وتوفير العديد من الخدمات الإدارية والإبداعية والتقنية، ويمكن أن تشمل مهامك إنشاء رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها، وإنشاء وتوزيع المستندات المتعلقة بالأعمال والرد على استفسارات العملاء.
• ناسخ طبي: مع أن الكثير من أخصائيي النسخ الطبي يعملون في المستشفيات ومكاتب الأطباء، إلا أنه يمكنك العمل كناسخ طبي من المنزل؛ لأن مهام الناسخ الطبي تتضمن نسخ التقارير الطبية باستخدام الكمبيوتر، ولا تحتاج الوظيفة لمعدات كثيرة أو شهادات جامعية.
• مترجم: يعمل أغلب المترجمون من المنزل، ومع أن المترجمين قد يحتاجون لدرجة البكالوريوس، إلا أنه يمكنك اتقان المجال والعمل به إذا كنت تتقن لغتين مختلفيتن.
• مطوّر ويب: يمكنك تطوير مهاراتك في الويب من خلال الاستفادة من ورشات العمل والتدريبات المجانية الموجودة على شبكة الإنترنت، ويمكن لمطوّر الويب أن يعمل من المنزل بالتعاقد مع الشركات وتصميم مواقعهم وتطويرها، ولن تحتاج في هذا العمل سوى لجهاز كمبيوتر واتصال سريع بشبكة الإنترنت.
• كاتب مستقل: تزداد الحاجة للكتاب المستقلين كل يوم، وهم مسؤولون عن كتابة المقالات الإخبارية وإخراج محتوى إبداعي للنشر على صفحات ومواقع الإنترنت، ولهذا المجال ستحتاج للغة سليمة وأفكار محتوى إبداعية.
• مدير وسائل الإعلام الاجتماعية: أصبح هذا المجال مطلوب كثيرًا اليوم، إذ تحتاج معظم الشركات والمؤسسات لأشخاص يديرون مواقعهم على وسائل التواصل الاجتماعي وإنشاء الإعلانات التلقزيونية أو المطبوعة أو الإذاعية، ويمكنك أن تنجز كل هذه المهام من المنزل.
• مدخل بيانات: تعد إدخال البيانات واحدة من أكثر الوظائف طلبًا بصورة عامة، إذ تحتاج الشركات والمؤسسات إلى مدخلي بيانات لأنظمتها المختلفة، وتستخدم هذه البيانات بناءً على مجال الشركة كتتبع المخزن أو الشحنات أو إنشاء خطط عمل أو قياس الآداء والمخرجات، ومهارات الكتابة والكمبيوتر من المهارات الأساسية المطلوبة لهذه الوظيفة.
• مدوّن: التدوين وإنشاء المحتوى سواء المرئي أو المسموع أو المكتوب واحدًا من أبرز المجالات اليوم وأكثرها شهرة، يمكنك إنشاء مدونة مكتوبة أو صوتية أو مرئية وتنشئ محتوى في مجال تحبّه أنت وتقدمه للجمهور بأسلوب جذاب ومشوق، ويجب أن تكون قادرًا على التسويق لنفسك وبناء جمهورك الخاص وتلبية توقعاته ورغباته.

During work from home, follow these tips to organize your time - أثناء العمل من المنزل اتبع هذه النصائح لتنظيم وقتك