كثير ما يُخطأ مستخدمي الحاسوب وبرامجة المختلفة في حفظ الملفات والتعامل معها بعد جهد طويل من الإعداد والترتيب والتنسيق، وغالباً ما يضيع كل تعبهم وجهدهم بحركة بسيطة لا يدركون فيها خطئهم إلا بعد فوات الأوان وضياع كل ما أعدّوه أو استبداله بملف أخر أو بنص أخر أو نحو ذلك. ولا يُدرك كثير منهم وخصوصاً حديثي العهد بإستخدام الحاسوب أن الأمر سهل وبسيط ولكنه في نفس الوقت حساس ودقيق بعض الشيء. فلنأتي على الفرق بين الحفظ والحفظ بأسم في معظم أنواع الملفات والبرامج، وذلك من خلال ذكر آلية عمل كل أمر منهما.
الحفظ:
- يُستخدم عند إنشاء الملف لأول مرة.
- يُستخدم عند إجراء تعديل على نفس الملف مع الرغبة بحفظ التعديل كتعرف ما هو وبنفس الإسم.
- يتم الحفظ عن طريق الضغط على أمر الحفظ المخصص لعملية الحفظ أو بإستخدام إختصار معين أو عند الخروج من البرنامج يقوم البرنامج بعرض رسالة تأكيد إذا كنت ترغب بحفظ التعديلات التي أجريتها أم لا ويقوم الشخص بإختيار نعم.
الحفظ بإسم:
- يُستخدم عند إنشاء الملف لأول مرة.
- يُستخدم عند الحاجة إلى تعديل إسم الملف أو تغييرة من خلال نفس البرنامج.
- يُستخدم عند الحاجة إلى تعديل إمتداد البرنامج إلى إصدار أقدم أو نوع ملفات آخر يستخدم نفس التكوين.
- يُستخدم عند الحاجة إلى تعديل أو تغيير موقع ملف أو حفظه على نفس الجهاز بموقع أخر أو على ذاكرة تخزين خارجية أو نحو ذالك.
- تعمل نفس عمل الحفظ العادي في حال لم يجري المستخدم أي تعديل أو تغيير على اسم الملف أو موقعه أو امتداده (نوعه أو إصداره).
فبإمكان أي مستخدم عمل حفظ أو حفظ بإسم للملف المنشأ حديثاً أو الملف المراد تعديله أن كان التعديل فقط على محتويات الملف. ولا يختلف عادة أمر الحفظ في معظم البرامج التي يستخدمها الشخص إلا في بعض الأحيان مع البرامج المرتبطة بالإنترنت مباشرة، حيثُ يكون الحفظ مرتبط بإتصال الإنترنت وفي حال قطع الإتصال يجب الحفظ بطريقة أخرى وقد يكون هنا من الأنسب الحفظ على نفس الجهاز بإستخدام برامج أخرى إلى حين عودة الإتصال بالإنترنت.
ويجب الحذر في استخدام كلا الأمرين، حيثُ أنه وبعد اتمام عملية الحفظ أو الحفظ بإسم فإنه ومن الصعب أستعادة الملف السابق وذلك لأن البرنامج يأخُذ ويخزن دائماً آخر تعديل ولا يستطيع الشخص العودة للملف السابق، وعادة ما يحدُث هذا الخطأ عند استخدام بعض الإختصارات في النسخ واللصق أو تظليل الكل أو تحديد نص معين ونقله من فقرة إلى أخرى، فلا يجب التعامل مع الإختصارات إلا من أشخاص مدربين وعلى دراية كافية بآلية استخدامها. لذلك يُنصح دائما بأخذ نُسخة أحتياطية من الملف قبل إجراء أي تعديل وحفظ النسخة الجديدة بأسم آخر غالبا ما يكون مرتبط بتاريخ اليوم ليسهُل الإستدلال عليه والتعامل معه لاحقاً.
